6 Handige tips voor het organiseren van een feest of evenement

Gelukkig mogen we weer, feesten! Het barst en bruist weer van de feestjes en partijen, heerlijk! Heb je binnenkort zelf een feestje te organiseren of ben je van plan om een fuif te geven, maar heb je nog geen idee hoe dit precies aan te pakken? We kunnen je helpen met deze 6 handige tips voor het organiseren van een feest of evenement. Het genieten van de voorbereidingen alleen al is superleuk! 

1. Wat voor een feest wordt het?

Ter ere waarvan is het feest of evenement dat je wilt organiseren? Gaat het om een bruiloft, een teambuilding, familiefeest, vrijgezellenfeest, sportevenement, netwerkborrel, jubileum of een themafeest voor de gezelligheid? Wat de aanleiding ook is, een feestje is natuurlijk altijd een goed idee! Afhankelijk van het soort feest of evenement dat je wilt organiseren, zijn er wellicht andere dingen waaraan je moet denken. Maar de basis blijft hetzelfde. Er komt altijd veel bij de organisatie van een feest of evenement kijken, maar dat is uiteraard ook superleuk! Zo kun je dubbel genieten. Vraag hulp in je omgeving, dat maakt het organiseren nog leuker en gezelliger. Bovendien is het altijd prettig als er meer mensen mee kunnen denken. 

2. Plan een datum 

Als je eenmaal in kaart hebt wat voor een soort feest of evenement het moet worden, is het tijd om een datum te plannen. Doe dit minimaal een half jaar van tevoren. Denk ook aan het seizoen en kijk ook of het niet in de vakanties valt of tijdens andere leuke feestjes en evenementen (in de regio). Een last minute plan voor een feestje is leuk, maar voor een groot feest of evenement niet zo handig. De organisatie ervan kost namelijk best veel tijd en het is zonde als veel mensen niet kunnen komen, terwijl je al van alles geregeld hebt. 

3. Wie nodig je uit?

Bedenk wie je doelgroep is. Is het een eigen feestje, een besloten feest of een open evenement? Dit vraagt namelijk om een andere aanpak. Bij een eigen en besloten feest kun je iedereen persoonlijk een uitnodiging sturen, appen of mailen en bij een open evenement moet je zorgen dat het feest in the picture komt te staan om iedereen te bereiken. Het kan zijn dat je advertenties moet plaatsen, online berichten moet posten, persberichten moet sturen, interviews moet afleggen en nog meer van dit soort acties om op te vallen.

4. Bepaal de locatie 

Heb je de datum gepland, dan is het tijd om de locatie te bepalen. Ga langs bij diverse locaties als je nog geen idee hebt waar je het feest of evenement wilt geven. Kijk en vergelijk de locaties en prijzen. Vergeet ook vooral de volgende punten niet:

• Let op de ligging. Is deze centraal genoeg, gemakkelijk te bereiken en ook met het openbaar vervoer te realiseren?
• Let op of er voldoende capaciteit is voor het aantal gasten dat je uitnodigt. 
• Zorg dat er voldoende parkeergelegenheid aanwezig is.

Je hebt er niets aan als mensen gaan afzeggen, omdat het te ver uit de buurt ligt of ze er bijvoorbeeld niet kunnen komen met het openbaar vervoer. De locatie bepaalt voor een groot deel het succes van het feest of evenement. 

5. Regel de catering 

De catering is natuurlijk totaal afhankelijk van het soort feest of evenement dat je wilt organiseren. Maar dat er party catering geregeld moet worden is een ding dat zeker is. Leuke, ik bedoel lekkere klus! Even een paar ideetjes wat je allemaal kunt organiseren:

• Barbecue
• Walking dinner
• Lunch
• High tea
• Live cooking
• Borrel
• Buffet
• Foodtrucks op locatie

Houd bij het regelen van de catering ook rekening met het aantal gasten, de locatie en het thema. Eigen ideeën zijn meestal ook welkom bij de cateraar. Bespreek de mogelijkheden en maak er een mooi en smaakvol feest of evenement van. 

6. Geniet ervan 

En last but not least … genieten! Het is belangrijk om van het feest te genieten, maar ook van de weg er naartoe. Het is zo leuk om iedereen op een feest of evenement te zien stralen en genieten, zeker als jij de touwtjes in handen hebt genomen om het te organiseren. Laat ook dingen los die anders lopen dan je gedacht of gepland had tijdens het feest of evenement. Dan is er ook ruimte om te genieten. En natuurlijk mag je naast genieten ook best een beetje trots zijn op jezelf! 

Enjoy the party!